Wie digitale Logistik-Prozesse die Arbeit der Disponenten erleichtern
KMC Spedition spart Geld, Zeit und Nerven
Über die KMC Spedition OG
Seit 2017 agiert die KMC Spedition mit Sitz in Eferding bei Linz und in Wels auf dem europäischen Transportmarkt. Das Familienunternehmen aus Österreich bietet mit Teil- und Komplettladungen, Kurier- und Sonderfahrten, Projektspedition, Linienverkehr und Lademittelverwaltung ein breites Leistungsspektrum an. Gewachsen ist mit der Zeit nicht nur die Fuhrparkstärke (30 Fixfrächter), sondern auch die Mitarbeiterzahl. Sieben Mitarbeitende verstärken mittlerweile das Unternehmen um die Geschäftsführenden Kamil und Petra Mathajsl.
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„Digitalisierung macht die tägliche Arbeit einfacher“
Kamil Mathajsl Wille zur Veränderung war ausschlaggebend für den Schritt zum eigenen Transportunternehmen. Papierfluten und dicke Aktenordner sorgten bei seinen vorherigen Arbeitgebern für langwierige Prozesse. Überzeugt davon, dass die Digitalisierung die tägliche Arbeit einfacher macht, war sein Impuls: „Das mache ich besser!“ Er gründete die KMC Spedition mit dem Ziel, von Beginn alle Prozesse digital und papierlos aufzustellen. Heute liegt sein gesamtes System in der Cloud. Seine Mitarbeitenden können von überall darauf zugreifen.
Doch trotz all der Digitalisierungsmöglichkeiten ist Kamil Mathajsl vor allem eines sehr wichtig: „Der persönliche Service steht bei uns über allem. Wir haben kein Call-Center und jeder Kunde hat seinen eigenen Ansprechpartner.“ Egal ob Zoll, Disposition oder Transportversicherung – innerhalb von 24 Stunden sei ein kompetenter Ansprechpartner erreichbar. „Unser Ziel ist es, Zeit einzusparen, um diese in die persönliche Betreuung unserer Kunden stecken zu können“, sagt er.
Doch Zeitfresser gibt es in der alltäglichen Arbeit viele – über den gesamten Transportprozess hinweg. Das beginnt bereits bei der Vermeidung von Leerfahrten. Sie kennen es: Je länger ein LKW oder eine freibleibende Frachtkapazität ungenutzt bleibt, desto weniger effizient ist die Nutzung dieser Ressource. Eine möglichst schnelle Vergabe der freien Flächen ist dementsprechend wichtig.
Ist ein Transportauftrag eingegangen, ist es vor allem die Pflege der relevanten Daten im System ein aufwendiges Thema. Zunächst das Übertragen ins Transportmanagementsystem und im Anschluss daran die laufende Stammdatenpflege. Doppelte Datensätze, fehlende Informationen oder veraltete Daten sorgen für Fehler im Prozess, was ebenfalls wieder Zeit kostet.
Während der Auslieferung wird vor allem Zeit in Statusupdates investiert. Natürlich möchte der Kunde wissen, wo der LKW ist oder wann die Ware ankommt. Die Kommunikation dafür ist nicht nur für die KMC Spedition zeitaufwendig, sondern auch für die Kunden und Fahrer. Das Telefon steht bei allen Beteiligten nicht still.
Effiziente Logistik-Software bringt mehr Zeit für das Wesentliche
Seit seiner Gründung treibt der Geschäftsführer die Digitalisierung seiner Spedition stetig voran. „Am Anfang scheinen die digitalen Workflows kompliziert, doch nachher sind sie eine Arbeitserleichterung.“ Gemeinsam mit seinen Partnern hat er sogar Workflows entwickelt, die es vorher noch nicht gab.
Auch TIMOCOM begleitet das Unternehmen seit seiner Gründung. Zu Beginn zunächst für die Vergabe von überschüssigen Ladungen und zum Vermeiden von Leerfahrten. „Diese Herausforderungen wickeln wir zu 99 % erfolgreich mit dem TIMOCOM Marktplatz ab“, erzählt er. Durch die schnelle Vergabe der Frachten spart das Unternehmen viel Zeit und durch die Vergabe der freien Ladefläche vor allem Kosten. Auch die Funktion „Ausschreibungen“ hat Kamil Mathajsl schon erfolgreich genutzt.
Seit 2022 ist der TIMOCOM Marktplatz auch über Schnittstellen an das Transportmanagementsystem angebunden. Eine neue Schnittstelle, die Ende 2023 eingeführt wurde, hat vor allem die Disponenten der KMC Spedition gefreut. Die neue Schnittstelle „Unternehmensprofile“ übergibt die Profile aus dem Marktplatz direkt in das TMS von TIMOCOM Partner translogica. Der nervenaufreibende manuelle Aufwand fällt weg. „Wir sparen pro Auftrag circa vier Minuten ein – hochgerechnet auf den Monat sind das zehn bis zwölf Stunden“, rechnet der Geschäftsführer vor. Gleichzeitig gewinnen die Daten an Qualität.
Eine weitere Zeitersparnis bringt Kamil Mathajsl und seinem Team die Live-Sendungsverfolgung von TIMOCOM. Per Echtzeit stellt er seinen Kunden die Informationen zum Transport zur Verfügung – die fordern das auch immer öfter ein. Die größte Herausforderung sei es, dass noch nicht alle Transportpartner mitmachen. Bei seinen Fixfrächtern leistet er deswegen auch gern die nötige Überzeugungskraft. Ist das Onboarding erfolgreich verlaufen, sei es nur noch ein Knopfdruck, um das Fahrzeug für den Auftrag freizugeben. „Wir müssen modern sein und können nicht auf der Stelle stehen bleiben“, sagt Kamil Mathajsl.
Mit digitalen Logistik-Prozessen für die Zukunft aufstellen
Zusammenfassend hält Kamil Mathajsl fest: „Wir arbeiten mit TIMOCOM wesentlich effektiver und sparen Geld, Zeit und Nerven.“ Die gesparte Zeit wird in den persönlichen Kundenservice investiert. Er ist davon überzeugt, dass Unternehmen, die sich digital aufstellen, es in herausfordernden Zeiten einfacher haben werden, auf Ereignisse zu reagieren. Die Corona-Pandemie sei da für ihn ein gutes Beispiel: „Wir hatten mit vielen Umstellungen keine Probleme, weil wir sowieso digital waren.“
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Benedikt Stasch
Marketing Campaign Manager
