TIMOCOM System: Damit Transporte nicht zur Baustelle werden
Wie die WEMAS Absperrtechnik GmbH Transportaufträge digital beschleunigt
Erkrath / Gütersloh, 18.04.2019 – Baken, Absturzsicherungen, Leuchten, Fußplatten, Leitkegel: Kaum eine Baustelle in Deutschland kommt ohne die professionelle Absperrtechnik von WEMAS aus. In Westfalen produziert, kommen WEMAS Produkte im gesamten Bundesgebiet zum Einsatz. Für die Logistiker des Unternehmens bedeutet das, sie müssen ihre Kunden oft innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach der Bestellung beliefern. Schnelligkeit, Qualität und Verlässlichkeit – darauf zählen die Kunden von WEMAS.
„Wir sind deutlich schneller in der Vergabe und Bearbeitung unserer Transportaufträge.“
Als Marktführer für integrierte, zertifizierte Lösungen der Straßenabsperrtechnik nutzt WEMAS den TIMOCOM Marktplatz. Innerhalb von acht Monaten konnte das Unternehmen mit der Anwendung für Transportaufträge 2.221 Aufträge an 855 verschiedene Auftragnehmer vergeben. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte WEMAS einen Hauptspediteur – allerdings war man mit dessen Arbeit unzufrieden, so dass Logistikleiter Stefan Watzlawek beschloss, TIMOCOM zu nutzen.
„Uns bietet die digitale Auftragsabwicklung zwei elementare Vorteile“, sagt Watzlawek. Die Digitalisierung mache sein Unternehmen konkurrenzfähig und befreie es von unnötigen Papiermengen. „Wir sind mit den Anwendungen von TIMOCOM deutlich schneller in der Vergabe und Bearbeitung unserer Transportaufträge“, beschreibt Watzlawek einen der Vorteile. Entscheidend sei aber die Archivierungsfunktion für Transportaufträge.
„Wir würden uns außerdem über eine Funktion freuen, mit der wir Rechnungen und Ausführungsnachweise direkt dem jeweiligen Transportauftrag zuordnen können“, lautet sein Wunsch an die IT-Abteilung von TIMOCOM. Seine Hoffnung: „Bei der jährlichen Wirtschaftsprüfung wären dann alle Informationen an einem zentralen Ort zu finden – das spart Zeit und ist für uns ein absoluter Mehrwert.“ Das Wälzen von Aktenordnern gehöre dank der Archivierungsmöglichkeit aber schon jetzt der Vergangenheit an.
Die im System integrierte digitale Auftragsabwicklung sorgt für deutlich mehr Effizienz. Die Nutzung dieser Anwendung minimiert den Organisations- und Suchaufwand. Zudem hat sie den Vorteil, dass kein Subsystem für die Auftragsabwicklung nötig ist und die mehr als 127.000 TIMOCOM Nutzer keine wichtigen Informationen zum Transportauftrag aufgrund der Pflichtfelder vergessen können. Beim Coaching vor Ort konnten Stefan Watzlawek und seinem Kollegen weitere Funktionen im Umgang mit dem TIMOCOM System nähergebracht werden. So war seinem Kollegen Döring das Firmenverzeichnis bisher nicht bekannt: „Damit kann ich zum Beispiel Frachtführer mit Fahrzeugen finden, die einen Mitnahmestapler haben.“ Begeistert zeigte er sich auch bei der Lagersuche: auf Anhieb fand er zehn geeignete Flächen. Bei zwei weiteren Themen konnte die Schulung ebenfalls punkten: Auftragstracking, um den Kommunikationsbedarf mit dem Auftragnehmer während des Transports zu reduzieren und die Vergabe regelmäßiger Touren. Fünf Frachtführer konnten über Ausschreibungen gefunden werden, die künftig regelmäßig beauftragt werden. Für die Vergabe wird ein E-Mail-Verteiler genutzt, um bei den Frachtführern Preise zu erfragen.
Drei Wünsche hatte Döring an das Coachingteam: Zum einen fragen Frachtführer häufig per E-Mail die UST-ID von WEMAS an – durch einen Zusatz in der Maske könnte diese einfach eingefügt werden. „Da wir dies bereits von einigen Kunden gehört haben, ist geplant die UST-ID des Auftraggebers neben den Firmennamen im Auftragsprotokoll zu schreiben“, so das Coachingteam von TIMOCOM. Zum Zweiten ist das Thema Fahrverbote bei WEMAS im Alltag stets präsent, da konnte das Team direkt auf TIMOCOM TruckBan für internationale LKW-Fahrverbote verweisen. Und zum Dritten erhofft sich Döring die Möglichkeit, im Firmenverzeichnis eine Versandadresse einzutragen, um diese im Auftragsformular nutzen zu können.
In Hochzeiten wird Döring künftig eine halbe Stunde Zeit am Tag einsparen können, sobald die Schnittstelle zwischen Navision – das Programm, in dem die Bestellungen bei WEMAS erfasst werden – und den Transportaufträgen im TIMOCOM System eingerichtet ist. Dann wird mit nur einem Klick aus einem Transportauftrag ein Frachtangebot.