Schnittstellen in der Logistik: 4 Herausforderungen meistern und Prozesse optimieren

Eine gut funktionierende Transportlogistik setzt voraus, dass alle relevanten Informationen fehlerfrei vorliegen. Doch das Teilen und Verarbeiten von Daten bleibt in der Logistik noch ein großes Thema: „Häufig laufen IT-Systeme parallel und es wird auf einen vollständigen Datenaustausch verzichtet“, erklärte schon 2020 Florian Lange, Referent Handel und Logistik beim Bitkom. Kurz gesagt: Es könnte besser laufen, was die Zusammenarbeit verschiedener Akteure und IT-Systeme angeht. „Miteinander sprechen“ z. B. wäre hier eine zielführende Maßnahme. Was konkret damit gemeint ist, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

"Brauche ich Schnittstellen?". Um diese Frage zu beantworten, nutzen Sie gerne unsere Checkliste für Ihr Schnittstellen-Potenzial:

Was sind Schnittstellen?

Schnittstellen dienen als technische Verbindungselemente, die verschiedene IT-Systeme „miteinander sprechen lassen“. Sie sorgen dafür, dass Daten störungsfrei ausgetauscht werden können und ermöglichen Zugriff auf zusätzliche Datenquellen. Denn es ist ausschlaggebend, dass Daten nicht nur einfach weitergeleitet, sondern auch interpretiert – und in einen sinnvollen Zusammenhang gestellt werden. Im Bereich der Logistik ermöglichen Schnittstellen die problemlose Integration externer Systeme und Dienste. Zum Beispiel zur Auftragsbearbeitung in bestehende Transportmanagement- oder ERP-Systeme.

Vorteile von Schnittstellen im Logistikprozess

Die Logistikbranche steht vor der Aufgabe, Aufträge immer schneller und flexibler zu managen. Das setzt ein perfektes Zeitmanagement und fehlerfreie Abläufe voraus. Gleichzeitig wird der Markt für Logistiksoftware, was TMS- und ERP-Systeme angeht, immer undurchsichtiger.

Sicherlich stehen auch Sie deshalb regelmäßig vor folgenden Herausforderungen:

1. Transportpartner suchen und finden: Für jeden Transportauftrag alle Informationen händisch auf unterschiedlichen Portalen und Plattformen einzutragen, ist nicht nur lästig, sondern auch fehleranfällig. Mit einer passenden Schnittstelle können Frachtangebote direkt aus der bestehenden Logistiksoftware automatisiert in eine Frachtenbörse übertragen werden. Ein einziger Klick macht das Angebot für potenzielle Geschäftspartner sichtbar, während der Disponent in seiner vertrauten Umgebung bleibt. Häufig wird das Angebot auch zuerst oder exklusiv in einer individuell angelegten geschlossenen Transportbörse angeboten. Hier können die ausgewählten Transportpartner direkt mit einem Preisvorschlag reagieren. Durch die Nutzung einer Schnittstelle können Sie direkt in Ihrem TMS Filter einstellen und erhalten so automatisch passende Fracht- und Laderaumangebote im eigenen System. Das spart wertvolle Zeit und Kosten, da Sie nicht mehr zwischen unterschiedlichen Systemen wechseln müssen.
   
2. Aufwendige (Stamm-) Datenpflege: Das Anlegen neuer Kundendaten dauert lange. Bei der Aktualisierung entstehen oft Fehler. Doppelte Einträge, fehlende oder veraltete Informationen sowie Tippfehler können die Qualität erheblich beeinträchtigen. Dies führt oft zu Verzögerungen und Komplikationen im Arbeitsablauf. Zu den typischen Problemen gehören beispielsweise veraltete E-Mail-Adressen von Kontaktpersonen. Das hat zur Folge, dass Prozesse ins Leere laufen und der Informationsaustausch von vorne beginnen muss. Und genau hier helfen erneut Schnittstellen. Abhängig davon, mit welchem System sich die Nutzer per Schnittstelle verbinden, erhalten diese nicht nur Zugriff auf aktuelle, sondern vor allem geprüfte Personen- und Unternehmensdaten. So können mühelos Stammdaten neuer Geschäftspartner importiert und permanent aktuell gehalten werden. Zudem kann man per Mausklick stets prüfen, ob eine unbekannte Person tatsächlich für ein Unternehmen tätig ist.
   
3. Fehler und lange Durchlaufzeiten bei der Auftragsvergabe: Mit der passenden Schnittstelle können die Daten aus dem Transportmanagement-System mit nur einem Klick direkt in externe Systeme überführt werden. Dies gewährleistet, dass sämtliche Transportinformationen stets korrekt sind und von allen Beteiligten eingesehen werden können. Zusätzlich bieten Schnittstellen die Möglichkeit, Verträge automatisch an Auftraggeber zu versenden. Das lästige Warten auf E-Mails oder das telefonische Nachhaken bei fehlenden Dokumenten entfällt. Prozesse wie die Vergabe, Annahme und Archivierung von Transportaufträgen lassen sich so beschleunigen und effizienter gestalten.
   

4. Fehlende Lieferkettentransparenz: Transparenz zu schaffen, ist eine der Hauptaufgaben in jeder Lieferkette. Wichtige Informationen über Prozesse, Bewegungsdaten und ETA sollten für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner fortlaufend in Echtzeit bereitgestellt werden. Das bringt entscheidende Wettbewerbsvorteile mit sich. Eine Tracking-Schnittstelle erlaubt es, die Sendung per Fahrzeugverfolgung über die eigene Logistiksoftware im Blick zu behalten. Das ist insbesondere bei eigenen Fahrzeugen oder festen Dienstleistern empfehlenswert. So müssen Sie zum einen nicht ständig nach Updates fragen. Zum anderen kann der Verfolgungslink mit Dritten geteilt werden – diese können dann direkt sehen, ob sich ein Transport verzögert bzw. wann die Ware ankommt.

   Durch die Nutzung von Schnittstellen können Unternehmen also ihr bestehendes TMS weiterverwenden, ohne zwischen unterschiedlichen Systemen wechseln oder Informationen mehrfach eingeben zu müssen. Dies führt zu einer signifikanten Zeitersparnis und minimiert das Risiko von manuellen Fehlern. TIMOCOM arbeitet mit insgesamt 353 Softwareanbietern (Telematik, TMS, ERP u. a.) via Schnittstelle zusammen – und verbindet diese nahtlos mit einer Vielzahl von Services für die Nutzer des TIMOCOM Marktplatzes:

• effiziente Auftragsvergaben und kürzere Durchlaufzeiten
• bequeme Fracht- oder Laderaumsuche im TIMOCOM Marktplatz aus dem eigenen TMS
• das Tracken auftragsbezogener Sendungen
• und die schnelle Abfrage/den Abgleich von Profildaten der Partner

Ohne Schnittstellen gibt es keine zukunftsfähige Transportlogistik

Dass Schnittstellen sämtliche Prozesse optimieren, zeigt sich am Beispiel Thomas Kogler, Geschäftsführer von Spedination, der seine TIMOCOM Erfahrungen mit Schnittstellen so beschreibt:

Gerade für Unternehmen, die bereits Services und Funktionen des TIMOCOM Marktplatzes nutzen und parallel in unterschiedlichen Systemen arbeiten, sind Schnittstellen ein echter Mehrwert. Sie sparen Zeit und Mühe, eliminieren Fehlerquellen und bieten viele weitere Services, die Ihnen zu mehr Zukunftsfähigkeit verhelfen.

Möchten auch Sie Ihre Prozesse mithilfe von Schnittstellen auf das nächste Level bringen? Dann starten Sie direkt durch!

Das könnte Sie auch interessieren:

Logistikbranche vernetzen: Kleine Schnittstelle, große Stammdatenqualität (timocom.de)

So gelingt Digitalisierung in der Transportlogistik (timocom.de)