Mit den neuen Vorgaben rund um den digitalen Fahrtenschreiber rückt auch die Fahrerkarte stärker ins Blickfeld. Spätestens wenn sie abläuft, verloren geht oder ersetzt werden muss, sind Transportdienstleister gefordert, schnell zu handeln. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Regelungen zur Fahrerkarte.
4 Fakten zur Fahrerkarte:
- Die Fahrerkarte ist ab dem Datum der Personalisierung fünf Jahre gültig.
- Die Erneuerung muss frühestens sechs Monate und spätestens 15 Werktage vor Ablauf beantragt werden.
- Bei Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder Fehlfunktion ist der Ersatz binnen sieben Kalendertagen zu beantragen.
- Fahren ohne Karte ist in diesen Ausnahmefällen (Punkt 3) grundsätzlich höchstens 15 Kalendertage erlaubt. Ein längerer Zeitraum kommt nur in Betracht, wenn das Fahrzeug zum Standort der Firma zurückgeführt werden muss – dann mit Ausdrucks- und Nachweispflicht
Wer benötigt eine Fahrerkarte?
Wer Fahrzeuge mit digitalem Fahrtenschreiber führt, benötigt in der Regel eine Fahrerkarte. Mit ihr werden Lenk-, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten einem bestimmten Fahrer zugeordnet. Ob eine Fahrerkarte erforderlich ist, hängt jedoch immer vom konkreten Einsatzbereich ab. Gerade bei neuen Fahrzeugklassen, gemischten Fuhrparks oder grenzüberschreitenden Fahrten lohnt sich deshalb ein genauer Blick.
Fahrerkarte beantragen: So funktioniert es
Die Fahrerkarte wird vom Fahrer persönlich beantragt. Zuständig ist die Ausgabestelle am gewöhnlichen Wohnsitz beziehungsweise Hauptwohnsitz des Fahrers. Je nach Bundesland kann dies die Fahrerlaubnisbehörde oder eine andere beauftragte Stelle sein. Teilweise ist auch eine Online-Antragstellung möglich.
Für die Beantragung werden in der Regel folgende Unterlagen benötigt:
• gültiger Personalausweis oder Reisepass
• aktuelles biometrisches Lichtbild
• gültiger EU-Kartenführerschein
Bei einer Verlängerung oder Beantragung einer Ersatzkarte können zusätzliche Nachweise erforderlich sein. Welche Unterlagen im Einzelfall benötigt werden, richtet sich nach der zuständigen Stelle und dem jeweiligen Anlass der Beantragung.
Sind Ihre Fahrzeuge betroffen?
Mit der Ausweitung der Fahrtenschreiberpflicht gelten die Vorgaben künftig auch für weitere Fahrzeugklassen. Welche Fahrzeuge betroffen sind und was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten, erfahren Sie hier:
Praxistipp
Neue Fahrer sollten nicht erst kurz vor dem ersten Einsatz überprüft werden. Um Zeit und Aufwand zu sparen, sollte bereits im Einstellungsprozess geprüft werden, ob eine gültige Fahrerkarte vorliegt.
Wie lange ist eine Fahrerkarte gültig?
Die Gültigkeitsdauer der Fahrerkarte beträgt grundsätzlich fünf Jahre.
Der Antrag auf Verlängerung einer Fahrerkarte muss spätestens 15 Werktage vor Ablauf gestellt werden. In Deutschland kann die Erneuerung bereits sechs Monate vor Ablauf beantragt werden. Ist die Gültigkeit bereits abgelaufen, ist keine Verlängerung mehr möglich. Dann muss erneut eine Fahrerkarte beantragt werden. Außerdem ist die abgelaufene Fahrerkarte noch mindestens 28 Kalendertage im Fahrzeug mitzuführen.
Warum die Verlängerung besondere Aufmerksamkeit erfordert
Die Verlängerung einer Fahrerkarte ist meist unkompliziert. Herausfordernd wird es, wenn mehrere Fahrer unterschiedliche Ablaufdaten haben und Verlängerungsfristen aus dem Blick geraten. Eine abgelaufene Fahrerkarte kann dazu führen, dass geplante Einsätze kurzfristig umorganisiert werden müssen. Deshalb empfiehlt sich eine zentrale Fristenüberwachung oder der Einsatz automatischer Erinnerungen.
Fahrerkarte verloren oder defekt: Was jetzt zu tun ist
Geht eine Fahrerkarte verloren, wird gestohlen, beschädigt oder funktioniert sie nicht mehr, muss innerhalb von sieben Kalendertagen eine Ersatzkarte beantragt werden.
Der Vorfall betrifft meist nicht nur den Fahrer selbst. Je nach Einsatzplanung müssen Touren angepasst, Nachweise erstellt oder Ersatzfahrer eingeplant werden. Gerade kleinere Fuhrparks spüren solche Ausfälle häufig unmittelbar im Tagesgeschäft
Die Fahrerkarte ist nur ein Teil der Pflichten
Mit der Fahrerkarte allein sind die gesetzlichen Anforderungen noch nicht erfüllt. Ebenso wichtig ist der fristgerechte Download der Fahrerkartendaten, deren Archivierung und die erforderlichen Nachweise. Diese Punkte werden auch bei Kontrollen geprüft.
Wie oft müssen Fahrerkartendaten heruntergeladen werden?
In Deutschland gilt:
• Fahrerkartendaten spätestens alle 28 Kalendertage herunterladen
• Daten aus dem Massenspeicher spätestens alle 90 Tage sichern
Anschließend müssen die kopierten Daten archiviert und ab dem Zeitpunkt des Kopierens mindestens ein Jahr gespeichert werden.
Gerade hier entstehen in der Praxis häufig Beanstandungen, weil Fristen versäumt oder Prozesse nicht eindeutig geregelt sind. Die Downloadfristen können je nach nationalen Vorgaben oder betrieblicher Organisation kürzer gewählt werden.
Welche Rolle spielt die Fahrerkarte bei Kontrollen?
Die Fahrerkarte dient Kontrollbehörden als wichtige Grundlage für die Prüfung von Lenk- und Ruhezeiten. Bei Kontrollen wird nicht nur geprüft, ob eine Fahrerkarte vorhanden ist. Genauso bedeutend sind vollständige Daten, die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten, Nachweise für Ausnahmesituationen sowie eine ordnungsgemäße Archivierung.
Fahrerkarte und Unternehmenskarte: Wo liegt der Unterschied?
Fahrerkarte und Unternehmenskarte werden häufig verwechselt, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben. Die Fahrerkarte ist einer Person zugeordnet und dokumentiert deren Tätigkeiten.
Die Unternehmenskarte gehört dem Unternehmen und ermöglicht den Zugriff auf die im Fahrtenschreiber gespeicherten Daten sowie deren Verwaltung. Für Unternehmen, die Fahrzeuge mit digitalem Fahrtenschreiber einsetzen, sind beide Karten relevant – für unterschiedliche Zwecke.
Beide Karten ergänzen sich. Erst das Zusammenspiel von Fahrerkarte und Unternehmenskarte ermöglicht die gesetzeskonforme Nutzung des digitalen Fahrtenschreibers.
Häufige Fehler im Umgang mit der Fahrerkarte:
- Ablaufdatum wird übersehen.
- Verlängerung wird zu spät beantragt.
- Downloadfristen werden nicht eingehalten.
- Zuständigkeiten für Fristen und Downloads sind nicht klar geregelt.
- Die Ersatzkarte wird nach Verlust oder Diebstahl nicht fristgerecht beantragt.
Fazit
Die Fahrerkarte ist für viele Unternehmen längst Routine. Mit den neuen Regelungen zur Fahrtenschreiberpflicht beschäftigen sich nun jedoch auch Betriebe mit dem Thema, die bislang kaum Berührungspunkte mit digitalen Fahrtenschreibern hatten.
Wer Fristen im Blick behält, Fahrerkartendaten zuverlässig verwaltet und klare Zuständigkeiten festlegt, schafft die Grundlage für einen reibungslosen Fahrzeugeinsatz.
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