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Logistikwissen 14.05.2020
4 min

So finden Sie das passende TMS oder ERP-System

Ein Disponent blickt konzentriert auf den Bildschirm in sein TMS

Transporte zu planen und zu organisieren, ist ein aufwendiges und kleinschrittiges Geschäft mit den unterschiedlichsten Herausforderungen. Denn jeder Transport hat seine Besonderheiten: Art und Umfang der Ladung, Fahrzeugspezifikationen, Restriktionen an Be- und Entladestandorten, die Kommunikation zwischen Fahrer, Versand- und Empfangsstellen. Damit alles reibungslos klappt, braucht der Disponent einen siebten Sinn – und ein Transportmanagement- oder ERP-System.

Sie haben bereits ein TMS oder ERP-System im Einsatz und nutzen parallel das Smart Logistics System von TIMOCOM? Optimieren Sie Ihre Prozesse durch die Verbindung beider Systeme über unsere Schnittstellen. Wir beraten Sie gern unverbindlich.

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Transportmanagementsysteme (TMS) und ERP-Systeme unterstützen die tägliche Arbeit des Disponenten - und zwar digital. Vorbei sind die Zeiten großer Tafeln und selbstgefertigter Tabellen, um die täglichen Touren möglichst effektiv zusammenzustellen. Arbeiten zudem mehr Leute im Homeoffice, ist beispielsweise die persönliche Weitergabe von Papierbelegen von einer zur anderen Abteilung so gut wie unmöglich. Die Digitalisierung ist in die Dispositionsbüros der Transport- und Logistikdienstleister bereits bis zu einem gewissen Grad eingezogen. Sie gelingt jedoch nur, wenn die Unternehmen mit einer Software arbeiten, die den Ansprüchen angepasst ist.

Vor der Anschaffung eines TMS oder ERP-Systems: Anforderungen definieren

Unternehmen, die sich eines der beiden Systeme anschaffen wollen, sollten sich sehr genau überlegen, wie die eigenen Prozesse und Abläufe im Unternehmen aussehen. Viele Systeme haben sich auf bestimmte Ladungstypen spezialisiert oder bieten nur Basisfunktionen an. Wer also Komplettladungsverkehre über die Straße anbietet, sollte nach einem Programm suchen, das sich hauptsächlich auf Komplettladungen konzentriert und z. B. Sammelgut nur als Grundfunktion bedient.

TMS und ERP-System-Suche: Mitarbeiter mitnehmen und involvieren

Eine große Hilfe bei der Wahl des Programms sind die Mitarbeiter, denn Prozessveränderungen gelingen nur mit ihnen. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt einzubinden – am besten bereits während der Software-Auswahl. Es ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass sie die sinnvollen Veränderungen im Tagesgeschäft verstehen und akzeptieren. Denn letztendlich sind es die Beschäftigten, die mit dem Programm arbeiten. 

TMS- und ERP-System-Anforderungen: Funktionen bestimmen

Im nächsten Schritt muss die Frage beantwortet werden, welche Features ein Programm für die tägliche Arbeit benötigt. Das kann soweit gehen, dass alle momentan vorhandenen Funktionen notiert und um sinnvolle Ergänzungen erweitert werden, denn es geht auch um die eigene Weiterentwicklung. Ein sogenanntes Lastenheft dient dazu, Anforderungen orientiert an bestehenden und zukünftig gewünschten Prozessen aufzulisten. Es unterstützt die Auswahl des passenden Anbieters zielgerichtet. Fehlen im Angebot der Softwarefirmen relevante Features aus dem Lastenheft, fallen diese Anbieter direkt heraus.

TMS- und ERP-System-Integration: Schnittstellen zu parallel genutzter Software

Auch ein TMS oder ERP-System ist kein Tausendsassa, der jeden Schritt der Prozesskette beherrscht. Daher ist es je nach Unternehmensstruktur und Prozesssteuerung vom Auftragseingang bis hin zur Finanzbuchhaltung oft notwendig, Schnittstellen zu weiteren Programmen und Systemen zu schaffen. Transport- und Logistikdienstleister, die beispielsweise mit einem ERP-System arbeiten, sollten zu diesem eine Verbindung herstellen können, damit wesentliche Informationen wie Stammdaten und Auftragsnummern automatisch ausgetauscht werden können. Das reduziert nicht nur Fehlerquellen, es sorgt auch dafür, dass diese Arbeitsschritte nicht doppelt ausgeführt werden müssen und der Disponent sich darauf konzentrieren kann, die Aufträge optimal auf die Fahrzeuge zu verteilen. 

TMS oder ERP-System mit TIMOCOM System koppeln

Schnittstellen werden jedoch nicht nur intern für Backoffice-Programme benötigt. Damit Disponenten ihre Aufgaben digital möglichst effizient erfüllen können, sind weitere Schnittstellen notwendig. 

Nutzer von gleichzeitig einem TMS oder ERP-System sowie des Smart Logistics System von TIMOCOM haben die Möglichkeit, mit der Schnittstelle Frachtenbörse einen direkten Zugang zur TIMOCOM Frachtenbörse zu erhalten. Ebenso bietet der IT-Dienstleister die Schnittstelle Transportauftäge und die Schnittstelle Tracking an. Durch den Einsatz der Schnittstelle können logistische Prozesse so zeit- und kosteneffizienter durchgeführt werden und den Einsatz eines TMS noch lohnenswerter machen.

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