Logistikwissen 14.05.2020
4 min

So finden Sie das passende Transportmanagementsystem

Für die Auswahl des richtigen TMS sind die Anforderungen der Prozesse und Abläufe im Unternehmen wichtig. Schnittstellenfunktionen eröffnen hier zusätzliche Möglichkeiten.

Welches ist für mich das passende TMS?

Transporte zu planen und zu organisieren, ist ein aufwendiges und häufig stressiges Geschäft. Es führt in aller Regel nicht über eine geradlinige Verbindung ans Ziel, sondern über eine kurvenreiche Strecke mit einer Vielzahl von verschiedenen Herausforderungen und Unwägbarkeiten. Denn jeder Transport hat seine Besonderheiten: Art und Umfang der Ladung, Fahrzeugspezifikationen, Restriktionen an Be- und Entladestandorten, die Kommunikation zwischen Fahrer, Versand- und Empfangsstellen. Damit alles reibungslos klappt, braucht der Disponent starke Nerven, einen siebten Sinn – und ein Transportmanagementsystem.

Transportmanagementsysteme (TMS) unterstützen die tägliche Arbeit des Disponenten. Vorbei sind die Zeiten großer Tafeln und selbstgefertigter Tabellen, um die täglichen Touren möglichst effektiv zusammenzustellen. Zudem sind in Zeiten von Corona manuelle Prozesse wie beispielsweise die persönliche Weitergabe von Papierbelegen von einer zur anderen Abteilung so gut wie unmöglich – erst recht, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Die Digitalisierung ist in die Dispositionsbüros der Transport- und Logistikdienstleister bereits bis zu einem gewissen Grad eingezogen. Sie gelingt jedoch nur, wenn die Unternehmen mit einer Software arbeiten, die den Ansprüchen angepasst ist.

Vor der Anschaffung eines TMS Anforderungen definieren

Unternehmen, die sich ein TMS anschaffen wollen, sollten sich vorher allerdings sehr genau überlegen, wie die eigenen Prozesse und Abläufe im Unternehmen aussehen. Viele TMS haben sich auf bestimmte Ladungstypen spezialisiert oder bieten nur Basisfunktionen an. Wer also Komplettladungsverkehre über die Straße anbietet, sollte nicht ein Programm anschaffen, das sich hauptsächlich auf Sammelgut konzentriert und die Komplettladungen nur in ihren Grundfunktionen bedient. 

Mitarbeiter mitnehmen und involvieren

Eine große Hilfe bei der Wahl des Programms sind die Mitarbeiter. Prozessveränderungen gelingen nur mit ihnen. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt einzubinden – am besten bereits während der Software-Auswahl. Es ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass sie die sinnvollen Veränderungen im Tagesgeschäft akzeptieren. Denn letztendlich sind es die Beschäftigten, die mit dem Programm arbeiten. 

Wesentliche Funktionen bestimmen

Im nächsten Schritt muss die Frage beantwortet werden, welche Features ein Programm für die tägliche Arbeit benötigt. Das kann soweit gehen, dass nicht nur alle momentan vorhandenen Funktionen notiert werden, es geht auch um die eigene Weiterentwicklung. Hilfreich dabei ist ein sogenanntes Lastenheft. Hiermit können nicht nur die Prozesse festgehalten werden, die den Transportablauf bestimmen, es dient auch dazu, die Auswahl des TMS-Anbieters zu unterstützen. Fehlen nämlich im Angebot der Softwarefirmen relevante Features, fallen diese Anbieter bereits raus.

Auf Schnittstellen achten

Auch ein TMS ist kein Tausendsassa, der jeden Schritt der Prozesskette beherrscht. Daher ist es je nach Unternehmensstruktur und Prozesssteuerung vom Auftragseingang bis hin zur Finanzbuchhaltung und dem Schreiben der Rechnungen oft notwendig, Schnittstellen zu weiteren Programmen und Systemen zu schaffen. Transport- und Logistikdienstleister, die beispielsweise mit einem ERP-System arbeiten, sollten zu diesem eine Verbindung herstellen können, damit wesentliche Informationen wie Stammdaten und Auftragsnummern automatisch ausgetauscht werden können. Das reduziert nicht nur Fehlerquellen, es sorgt auch dafür, dass diese Arbeitsschritte nicht doppelt ausgeführt werden müssen und der Disponent sich darauf konzentrieren kann, die Aufträge optimal auf die Fahrzeuge zu verteilen. 

Automatisierte Verbindung zu Dritten

Schnittstellen werden jedoch nicht nur intern für Backoffice-Programme benötigt. Damit Disponenten ihre Aufgaben digital möglichst effizient erfüllen können, sind weitere Schnittstellen notwendig. Damit lassen sich zum Beispiel Frachtenbörsen, Telematiksysteme sowie Geschäftspartner automatisiert in die täglichen Abläufe einbinden und relevante Daten problemlos synchronisieren. 

Als Schnittstellen-Technik dient das Application Programming Interface (API), die Anwendungsprogrammierschnittstelle. Sie sorgt dafür, dass die Programme untereinander Daten austauschen und diese auch exakt lesen können. 

Mit dem Smart Logistics System von TIMOCOM haben Nutzer über eine Schnittstelle die Möglichkeit, einfach, sicher und schnell Zugang zu vielen weiteren Anwendungen zu erhalten. Dazu zählen unter anderem die Frachtenbörse mit täglich bis zu 750.000 Fracht- und Laderaumangeboten sowie Tools und Features, mit denen sich Transportaufträge im Straßengüterverkehr digitalisiert steuern und verfolgen lassen. Durch den Einsatz der Schnittstelle können logistische Prozesse so zeit- und kosteneffizienter durchgeführt werden. 

 

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