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Logistikwissen 13.10.2020
6 min

Die sieben häufigsten Fragen zu Inkasso in der Logistik

Wir erklären, wie es funktioniert und wer die Kosten zahlt.

Geschäftsfrau berechnet die Inkassokosten für eine Spedition.

Der Auftrag ist ausgeliefert und die Rechnung geschrieben. Doch auf dem Konto ist kein Zahlungseingang. Eine Möglichkeit, mit dem säumigen Zahler umzugehen, ist ein Inkassobüro zu engagieren. Damit sind vorab viele Unklarheiten verbunden. In diesem Blogartikel beantworten wir die sieben häufigsten Fragen, die sich manche vor einer Beauftragung stellen.

Inhalt:

  1. Wie viele Mahnungen müssen geschrieben werden, bevor ein Inkassoservice beauftragt werden kann?
  2. Welche Aufgaben übernimmt ein Inkassobüro?
  3. Wie beauftragt man ein Inkassounternehmen?
  4. Wie funktioniert ein Inkassoverfahren?
  5. Was darf ein Inkassobüro nicht?
  6. Wie hoch sind Inkassogebühren?
  7. Wer trägt die Inkassogebühren?

Forderungen sind, wenn im Vertrag nicht anders vereinbart, sofort fällig. Dennoch kommt es zu Zahlungsausfällen. Die Gründe dafür sind unterschiedlich, aber die Folgen für alle Parteien unangenehm. 30 Tage nach Fälligkeit tritt der Verzug ein. Als Gläubiger haben Sie nun die Möglichkeit, weitere Schritte zu gehen und zum Beispiel ein Inkassobüro zu beauftragen, um an Ihr Geld zu kommen. Das sollten Sie hierbei wissen:

1. Wie viele Mahnungen müssen geschrieben werden, bevor ein Inkassoservice beauftragt werden kann?

Laut EU-Richtlinie ist nach Ablauf der Zahlungsfrist kein Mahnschreiben mehr nötig. Der Auftraggeber gerät unmittelbar in Zahlungsverzug und ein Inkassodienstleister könnte beauftragt werden. Eine Mahnung ist nicht mehr notwendig, aber für den Erhalt der Geschäftsbeziehung sicherlich ein guter Schritt. Sollte allerdings nach der zweiten Zahlungserinnerung keine Reaktion des Schuldners oder eine Zahlung vorliegen, kann ein professionelles Forderungsmanagement erwogen werden.

2. Welche Aufgaben übernimmt ein Inkassobüro?

Das Inkassobüro prüft den Sachverhalt für beide Parteien und kann als neutraler Vermittler handeln. Es sichtet eingereichte Belege und kann Auskunft darüber geben, ob es sich um eine schlüssige Forderung handelt. Weiter verhilft ein professionelles Forderungsmanagement seinen Klienten zu ihrem Geld und übernimmt die Korrespondenz mit dem Schuldner. Hierdurch soll der Sachverhalt geklärt und/oder die Forderungen bezahlt werden. Darüber hinaus ist es berechtigt, auf Wunsch des Gläubigers alternative Zahlungsmodalitäten auszuhandeln. Der Inkassoservice darf bei der Beitreibung von Geld aktiv werden. Das heißt konkret, dass es den Schuldner dazu auffordern kann, Forderungen zu bezahlen. 

3. Wie beauftragt man ein Inkassounternehmen?

Es gibt die Möglichkeit, sich selbst um seine Forderungen zu kümmern. TIMOCOM hat dazu einen Artikel verfasst, der drei Tipps zum Forderungsmanagement enthält. Dazu gehört es auch, den Kunden selbst zu kontaktieren und an die Zahlungsverpflichtung zu erinnern. Es ist jedoch sinnvoll, sich an jemanden zu wenden, der Erfahrungen vorweisen kann oder, noch besser, auf die Branche spezialisiert ist. Spediteure und Logistiker sollten bei der Auswahl auf entsprechende Angaben achten. Die Beauftragung geht meist unkompliziert per Schreiben oder Online-Formular. Damit das Inkassobüro seiner Arbeit nachgehen kann, müssen Belege für die Forderungen eingereicht werden. Also Rechnungen, die nicht bezahlt wurden, der Frachtvertrag oder ähnliches. Liegen diese Dokumente vor, muss der Klient noch die Beauftragung des Inkassodienstes bestätigen. Damit kann das Inkasso-Team mit dem professionellen Forderungsmanagement beginnen.

4. Wie funktioniert ein Inkassoverfahren?

Nachdem die Auftragsbestätigung und alle wichtigen Unterlagen, die den Fall erklären, beim Inkassobüro eingereicht sind, überprüft das Inkassounternehmen den Fall. Es kontrolliert nun, ob die Unterlagen sachlich richtig sind. Also wurde das Zahlungsziel wirklich um 30 Tage überschritten? Wurde ein Schaden beanstandet? Ist eine Rechnung nicht bezahlt? Der Inkassodienst checkt anhand der Belege, ob die Forderung unstrittig und rechtens ist. Anschließend setzt sich das Büro mit dem Schuldner in Kontakt. Er hat die Möglichkeit, sich zu dem Sachverhalt zu äußern und Stellung zu beziehen. Er kann die Forderung bestätigen oder entkräften und seinerseits Dokumente einreichen. Im Rahmen der Korrespondenz können zum Beispiel auch Ratenzahlungen oder Teilzahlungen vereinbart werden.

5. Was darf ein Inkassobüro nicht?

Ein Inkassodienst darf kein Recht sprechen, also jemanden zu etwas verurteilen, oder selbst eine Direktzahlung vom Schuldner fordern. Er darf Schuldner auffordern, einer Zahlung nachzugehen, wenn die Forderung unstrittig ist. Ist die Forderung berechtigt, muss der Schuldner die ausgebliebene Zahlung an den Gläubiger zahlen. Inkassounternehmen haben somit keine anderen Rechte als der ursprüngliche Gläubiger. Sie nehmen ihm lediglich als Dienstleister die Korrespondenz mit dem Schuldner ab. Sie haben zwar rechtstheoretische Kenntnisse, um im Sachverhalt zu vermitteln, sind aber keine Rechtsberater. Muss ein Fall vor Gericht verhandelt werden, ist das Inkassounternehmen außen vor.

6. Wie hoch sind Inkassogebühren?

Wenn sich ein Logistikunternehmen dazu entscheidet, ein professionelles Forderungsmanagement in Anspruch zu nehmen, ist die Höhe der Kosten beschränkt. Sie richtet sich nach der Rechtsanwaltsgebührentabelle, die einen Festpreis nennt. Die Bearbeitung des Inkassofalls liegt bei einer halben bis höchstens einer zweieinhalbfachen Gebühr. Die Berechnungsgrundlage ist die Höhe der Forderung. Selbst in schwerwiegenden oder besonders aufwendigen Fällen wird eine maximale Bearbeitungsgebühr x 2,5 fällig. Häufig wird aber ein Mittelwert von 1,3 veranschlagt. Das klingt zunächst kompliziert, ist aber schnell berechnet.

Beispiel: Gehen wir davon aus, ein geleisteter Transport wurde nicht bezahlt. Der Rechnungsbetrag liegt bei 500 Euro. Die Inkassogebühren für diesen mittelschweren Fall, bei 1,3-facher Rechtsanwaltsgebühr, betragen 58,50 Euro.

7. Wer trägt die Inkassogebühren?

Es gibt viele Gründe für unbezahlte Rechnungen, doch säumige Zahler sollten wissen, dass sie Mühen und Aufwand verursachen. Zum Beispiel kann durch das Schreiben und Versenden von Mahnungen bürokratischer und finanzieller Aufwand entstehen. Der Gläubiger kann verlangen, dass Kosten für Aufwendungen in voller Höhe vom Schuldner ersetzt werden. Eine EU-Richtlinie schafft klare Rechte und Pflichten, was zu tun ist, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde. Die rechtlichen Details zur Kostenerstattung haben wir in diesem TIMOCOM Blogartikel für Sie aufbereitet. Besonders in einer so internationalen Branche wie der Logistik ist dies wichtig zu wissen.

Zusammenfassung

Offene Rechnungen müssen natürlich bezahlt werden, besonders im Hinblick auf ein vertrauensvolles Geschäftsverhältnis. Sollte dies einmal nicht funktionieren, ist es wichtig, seine Rechte und Optionen zu kennen. Einen Inkassoservice zu beauftragen, ist ein hilfreicher Weg, wenn man das Forderungsmanagement in fachkundige Hände legen möchte.

In der Transport- und Logistikbranche ist das Forderungsmanagement aufgrund von Internationalität und Vielsprachigkeit aller Akteure eine Herausforderung. Der Inkasso International Service von TIMOCOM hat sich daher auf die europaweite Betreuung seiner Klienten spezialisiert. In 27 Sprachen tritt er als neutraler Vermittler auf und hilft im Umgang mit säumigen Zahlern.

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