Tendermanagement

Der Begriff Tender (englisch für Ausschreibung) bezeichnet ein Verfahren, bei dem Unternehmen Angebote zur Lieferung von Waren oder zur Erbringung von Dienstleistungen abgeben.

Tendermanagement ist ein entscheidender Bestandteil der Logistik- und Beschaffungsprozesse. Es umfasst die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle von Transportausschreibungen. Dabei erstellen die Anbieter Angebote, die genau auf die vorgegebenen Leistungsbeschreibungen abgestimmt sind. Ziel ist es, den wirtschaftlich besten und passgenauen Transportpartner zu finden.
 

Welche Unterschiede gibt es zwischen öffentlichen und privatwirtschaftlichen Ausschreibungen?

Im Tendermanagement sind grundsätzlich zwei Bereiche zu unterscheiden: der öffentliche Sektor und die freie Wirtschaft (Privatwirtschaft). 

• Öffentlicher Sektor: Ausschreibungen sind hier gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Deutsches Vergaberecht, EU-Richtlinien). Diese Regeln gewährleisten Transparenz, Gleichbehandlung der Bieter und dokumentierte Verfahren. Betroffen sind öffentliche Institutionen, Behörden und Unternehmen mit öffentlichen Mitteln.
• Freie Wirtschaft: Ausschreibungen sind hier meist freiwillig und dienen der Verbesserung von Kosten und Qualität durch Wettbewerb. Neben Preis und Leistung gewinnen Nachhaltigkeit und Compliance (Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und unternehmensinterner Richtlinien) an Bedeutung. Verfahren sind flexibler, aber oft standardisiert. Nicht alle Unternehmen nutzen Ausschreibungen; manche vergeben Aufträge direkt.

Welche Ziele verfolgt Tendermanagement?

Tendermanagement hilft Auftraggebern dabei, die besten Dienstleister auszuwählen. Dabei geht es insbesondere um:

• Kostenoptimierung:  Durch den Wettbewerb finden Auftraggeber die besten Preise für ihre Leistungen.
• Qualitätssicherung: Klare Vorgaben stellen sicher, dass die Dienstleister die geforderte Qualität erfüllen.
• Transparenz: Einfache und nachvollziehbare Regeln schaffen einen fairen Auswahlprozess für alle Beteiligten.
• Risikominimierung: Eine gründliche Prüfung und klare Verträge reduzieren mögliche Probleme und Ausfälle.
   

Welche Aufgaben umfasst Tendermanagement?

Die Aufgaben gliedern sich in folgende Phasen:

1. Vorbereitung: Ausschreibungsart festlegen, Leistungsverzeichnis und Bewertungskriterien erstellen.
2. Ausschreibung: Ausschreibung veröffentlichen, mit Interessenten kommunizieren und Fristen überwachen.
3. Bewertung: Angebote systematisch nach Qualität und Kosten vergleichen.
4. Verhandlung: Offene Punkte klären und Vertragsbedingungen optimieren.
5. Vergabe: Geeigneten Partner auswählen und Vertrag abschließen.
6. Dokumentation: Gesamten Prozess vollständig und nachvollziehbar dokumentieren.

Wie haben Digitalisierung und Automatisierung das Tendermanagement verändert?

Tendermanagement hat sich durch digitale Technologien und automatisierte Abläufe stark verändert. Früher wurden Ausschreibungen im Transport- und Logistiksektor meist manuell abgewickelt. Auftraggeber verschickten Ausschreibungen per Post oder E-Mail. Die Angebote wurden häufig in Exceltabellen eingereicht und anschließend manuell ausgewertet. Dieser Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und wenig transparent. Die Kommunikation mit den Bietern verlief oft einzeln, und Fristen mussten händisch überwacht werden. Die Folgen: hoher Verwaltungsaufwand und längere Projektlaufzeiten.

Mit digitalen Plattformen ist heute vieles einfacher und schneller geworden. Auftraggeber erstellen Ausschreibungen zentral, Dienstleister reichen ihre Angebote digital ein, und die Bewertung erfolgt automatisiert. So werden Abläufe transparenter, die Kommunikation läuft schneller, und der Verwaltungsaufwand reduziert sich deutlich.

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